Zavedení CRM systému představuje pro každou firmu významný strategický krok. Je to investice, která slibuje centralizaci klíčových dat, zefektivnění obchodních procesů a v konečném důsledku i prohloubení vztahů se zákazníky. Samotné pořízení softwaru však úspěch nezaručuje. Skutečnou výzvou je jeho přijetí a efektivní využívání celým týmem. Jako tvůrci Bohemia CRM, postaveného na moderní platformě Microsoft Power Apps, se s těmito výzvami setkáváme denně. Na základě našich zkušeností jsme identifikovali nejčastější překážky a připravili praktické rady, jak je úspěšně překonat.

1. Problém: Odpor zaměstnanců a nízká míra přijetí

Největší hrozbou pro jakýkoli nový systém nejsou technické nedostatky, ale lidský faktor. Zaměstnanci mohou vnímat CRM jako zbytečnou komplikaci, nástroj pro zvýšenou kontrolu ze strany vedení nebo další administrativní zátěž. Obava z neznámého a nutnost měnit zavedené pracovní postupy přirozeně vyvolává odpor.

Jak to překonat s Bohemia CRM:

Klíčem k úspěchu je minimalizovat pocit cizosti a maximalizovat okamžitý přínos pro každého uživatele. Právě zde se projevuje síla naší platformy.

• Známé prostředí Microsoft 365: Bohemia CRM je nativní součástí ekosystému, který vaši zaměstnanci již denně používají. Uživatelské rozhraní je intuitivní a vychází z logiky aplikací jako Outlook, Word nebo Excel. Uživatelé se tak nemusí učit pracovat ve zcela novém a neznámém systému.
• Hluboká integrace s Outlookem: Obchodníci tráví většinu dne ve své e-mailové schránce. Bohemia CRM umožňuje plnohodnotnou práci přímo z prostředí Microsoft Outlook. E-maily lze jedním kliknutím propojit s konkrétním klientem nebo obchodním případem, plánovat následné aktivity a sledovat celou historii komunikace bez nutnosti neustále přepínat mezi aplikacemi.
• Uživatelské přizpůsobení: Díky technologii Model-Driven Power Apps můžeme systém přizpůsobit tak, aby každý uživatel viděl pouze ty informace a funkce, které jsou pro jeho práci relevantní. Marketingový specialista potřebuje jiné pohledy než servisní technik. Tím, že systém zjednodušíme na míru každé roli, odstraníme pocit složitosti a zahlcení.

2. Problém: Migrace dat a jejich (ne)kvalita

Firmy často ukládají svá cenná data v nepřehledných tabulkách, různých souborech nebo v zastaralých systémech. Proces přenosu těchto dat – migrace – je často podceňován. Pokud do nového, nablýskaného CRM systému přenesete neúplná, duplicitní a nekonzistentní data, zaděláváte si na vážný problém. Tým rychle ztratí v systém důvěru, protože se na údaje v něm nebude moci spolehnout.

Jak to překonat s Bohemia CRM:

Chápeme, že data jsou základním stavebním kamenem funkčního CRM.

• Centrální databáze Microsoft Dataverse: Všechna data v Bohemia CRM jsou bezpečně uložena v robustní databázi Microsoft Dataverse. Ta zajišťuje jednotnou strukturu, vysokou míru zabezpečení a snadnou integraci s dalšími nástroji. Tím se eliminuje chaos roztříštěných souborů.
• Řízený proces implementace: Součástí našich služeb je i pomoc s přípravou a čištěním dat před jejich importem. Společně s vámi projdeme vaše stávající zdroje, navrhneme optimální datovou strukturu a dohlédneme na to, aby migrace proběhla hladce a kontrolovaně. Začít s čistým stolem je pro budoucí důvěru v systém naprosto zásadní.

3. Problém: Nedostatečné a jednorázové zaškolení

Nainstalovat software nestačí. Pokud tým nepochopí, proč má systém používat a jak mu usnadní práci, bude jej obcházet. Jedno odpoledne strávené na školení, kde se na uživatele vychrlí obrovské množství informací, málokdy přinese požadovaný efekt.

Jak to překonat s Bohemia CRM:

Vzdělávání a podpora musí být kontinuální proces, nikoli jednorázová akce.

• Podrobné české návody: Pro naše klienty připravujeme detailní a srozumitelné návody pro všechny klíčové funkce systému Bohemia CRM Professional. Uživatelé se tak mohou kdykoli vrátit k potřebným informacím a učit se vlastním tempem.
• Přímá podpora od vývojářů: Nejsme jen prodejci krabicového řešení. Jsme tým, který systém vyvíjí a dokonale mu rozumí. Poskytujeme konzultace a podporu, která pomáhá řešit konkrétní problémy a optimalizovat využívání CRM na míru vašim potřebám.
• Postupné zavádění: Doporučujeme systém zavádět po fázích. Začněte se základními funkcemi, jako je adresář kontaktů a evidence komunikace. Jakmile si na ně tým zvykne a uvidí první přínosy, můžete postupně přidávat další moduly, například správu obchodních případů nebo marketingové kampaně.

4. Problém: Nejasné cíle a chybějící strategie

Mnoho implementací selhává, protože firma si předem jasně nedefinovala, čeho chce zavedením CRM dosáhnout. Chceme zrychlit proces tvorby nabídek? Potřebujeme lépe segmentovat zákazníky pro marketing? Chceme mít přehled o vytíženosti servisního týmu? Bez jasně stanovených cílů se z CRM stává jen drahý a nevyužitý adresář.

Jak to překonat s Bohemia CRM:

Flexibilita naší platformy umožňuje přizpůsobit systém přesně vašim cílům.

• Modulární a přizpůsobitelný systém: Bohemia CRM není rigidní systém, do kterého se musíte vtěsnat. Jeho struktura postavená na Model-Driven Power Apps nám umožňuje konfigurovat entity, pole a procesy tak, aby přesně kopírovaly a podporovaly vaše unikátní firemní postupy. V rámci implementace vedeme firmy k tomu, aby své procesy zmapovaly a optimalizovaly.
• Měřitelné výsledky: Společně s vámi definujeme klíčové ukazatele výkonu (KPI), které chcete sledovat. Díky integrovaným nástrojům pro tvorbu sestav a grafů (dashboardů) a možnosti propojení s Power BI může vedení firmy snadno sledovat plnění stanovených cílů.

5. Problém: Izolovaný systém bez propojení

CRM, které nekomunikuje s ostatními nástroji, jež firma denně používá, se rychle stává ostrovem, na který se nikomu nechce cestovat. Nutnost ručně přepisovat data mezi CRM, e-mailem, kalendářem a účetním softwarem je neefektivní, vede k chybovosti a frustraci uživatelů.

Jak to překonat s Bohemia CRM:

Propojení je naše nejsilnější stránka. Být součástí Microsoft 365 znamená konec izolovaným aplikacím.

• Komplexní ekosystém: Bohemia CRM je přirozeně propojeno s celou sadou Microsoft 365. Obchodní schůzky naplánované v CRM se automaticky objeví ve vašem Outlook kalendáři. Dokumenty k obchodnímu případu (nabídky, smlouvy) mohou být uloženy na firemním SharePointu a přímo propojeny se záznamem v CRM. Komunikace nad projektem může probíhat v Microsoft Teams, přičemž je veškerá historie dohledatelná.
• Jednotný zdroj pravdy: Díky tomuto propojení se CRM stává skutečným centrem informací o zákaznících. Všichni v týmu pracují se stejnými, vždy aktuálními daty, což zásadně zlepšuje spolupráci mezi obchodem, marketingem a servisem.

Úspěšné zavedení CRM není o revoluci, ale o chytré evoluci vašich pracovních postupů. Volbou technologie, která je uživatelům blízká, flexibilní a dokonale integrovaná do nástrojů, jež již používají, můžete většinu obávaných překážek odstranit ještě dříve, než vůbec vzniknou. Bohemia CRM bylo navrženo přesně s touto filozofií.

Máte zájem o nezávaznou konzultaci a ukázku, jak můžeme pomoci právě vaší firmě? Kontaktujte nás.