Rozhodování založené na intuici může fungovat u malých projektů nebo v začátcích podnikání. Jakmile se však obchodní tým rozroste o další členy a portfolio klientů se začne počítat na stovky, stává se z „pocitového řízení“ hazard. Peter Drucker kdysi pronesl slavnou větu: „Co neměřím, to neřídím.“ V kontextu českého B2B obchodu je tato myšlenka aktuálnější než kdy dříve. Bez jasně definovaných metrik (KPI) se manažer stává pouhým divákem, který doufá, že na konci měsíce „něco spadne“.

Skutečné řízení začíná v momentě, kdy přestanete doufat a začnete vědět.

Základní obchodní KPI: Co skutečně musíte sledovat

Mnoho firem chybuje v tom, že sleduje buď všechno, nebo nic. Přehlcení daty je stejně nebezpečné jako jejich nedostatek. Pro efektivní řízení obchodního oddělení je klíčové zaměřit se na metriky, které reálně ovlivňují cash flow a budoucí vývoj firmy.

1. Objem a zdraví obchodní pipeline

Celková hodnota otevřených příležitostí je základní číslo, ale samo o sobě nestačí. Je nutné sledovat vážený objem pipeline (hodnota příležitosti × pravděpodobnost uzavření). Zde se často láme chleba – pokud obchodníci stanovují pravděpodobnost pocitově, je predikce k ničemu.

Je nezbytné mít definované pracovní procesy. Systém musí obchodníka vést krok za krokem. Pokud v nástroji Bohemia CRM, který je postaven na platformě Model Driven Power Apps, nastavíte vizuální proces obchodního případu, máte jistotu, že příležitost se neposune do další fáze (a tím se jí nezvýší procentuální pravděpodobnost), dokud nejsou splněny objektivní podmínky. Tím eliminujete lidský optimismus a získáváte reálný obraz budoucích tržeb.

2. Konverzní poměr (Win Rate)

Kolik poptávek skutečně proměníte v zákazníky? Sledování konverzního poměru v jednotlivých fázích obchodu vám ukáže úzká hrdla. Ztrácíte klienty hned po prvním kontaktu, nebo až při cenové nabídce?

3. Aktivita vs. Výsledek

Počet telefonátů a schůzek je indikátorem pracovitosti, nikoliv úspěchu. Moderní řízení vyžaduje sledovat korelaci mezi aktivitou a uzavřeným obchodem. Pokud obchodník A potřebuje 10 schůzek na jeden deal a obchodník B pouze 3, je třeba analyzovat proč, nikoliv nutit obchodníka B do deseti schůzek.

K tomu je ale potřeba mít data zaznamenaná. A zde narážíme na největší překážku: neochotu obchodníků data zadávat.

Technologický ekosystém jako klíč k datům

Pokud nutíte obchodníky přepisovat data z e-mailů do externího, složitého systému, nikdy nebudete mít přesná čísla. Data budou nekompletní a zpožděná. Řešením, které se na českém trhu osvědčuje, je využití prostředí, ve kterém obchodníci tráví 90 % svého času – Microsoft 365.

Nástroje jako Bohemia CRM tuto bariéru odstraňují tím, že jsou technicky integrovány přímo do tohoto ekosystému.

• Outlook jako vstupní brána: Díky propojení nemusí obchodník odcházet z e-mailového klienta. Poptávku nebo komunikaci uloží do CRM přímo z Outlooku na jedno kliknutí.
• Teams pro spolupráci: Informace o zákaznících a obchodech jsou dostupné přímo v Teams, což zrychluje interní komunikaci nad konkrétními případy bez nutnosti „přeposílání screenshotů“.
• SharePoint pro dokumenty: Smlouvy a nabídky nejsou ztracené na lokálních discích, ale strukturovaně uložené na SharePointu s vazbou na konkrétní firmu či příležitost v CRM.

Standardizace procesu (Business Process Flows)

Měřit lze pouze to, co je standardizované. Využití řešení typu Bohemia CRM Professional umožňuje definovat striktní, ale návodné procesy. Díky technologii Power Apps vidí obchodník v horní části obrazovky „cestu“, kterou musí se zákazníkem projít.

Manažer tak na jedno kliknutí vidí nejen to, v jaké fázi se obchod nachází, ale i jak dlouho v ní „visí“. To je signál k zásahu. Pokud obchod stojí ve fázi „Nabídka odeslána“ déle než 14 dní bez aktivity, systém na to upozorní. To je rozdíl mezi pasivním reportingem a aktivním řízením.

Závěr: Data přinášejí klid

Zavedení správných KPI a jejich sledování v přirozeném prostředí Microsoft 365 přináší do firmy jednu zásadní věc – klid. Přestanete se dohadovat o tom, co kdo dělal, a začnete řešit, jak obchod posunout dál. Když odstraníte administrativní bariéry a propojíte Outlook s CRM logikou, získáte data, kterým můžete věřit. A teprve pak můžete skutečně řídit.