Mnoho českých firem stále bojuje s nešvarem, který brzdí jejich obchodní oddělení a zanáší databáze balastem. Všechny kontakty – od náhodné vizitky z veletrhu v Brně až po klíčového odběratele s milionovým obratem – hází do jednoho pytle. Výsledkem je nepřehledný seznam v Excelu nebo Outlooku, kde se míchají nadějné příležitosti s mrtvými dušemi. Řešení přitom spočívá v disciplinovaném rozdělení databáze na dvě kategorie: Potenciální zákazníky (Leads) a Klienty (Accounts/Contacts).
Co je Lead a proč si nezaslouží být Klientem
V terminologii moderního řízení vztahů se zákazníky je Lead (česky nejčastěji Potenciální zákazník) pouze neověřený zájem. Je to vizitka, e-mail z webového formuláře nebo tip z LinkedInu. V této fázi ještě nevíte, zda má firma o vaše služby skutečný zájem, zda má rozpočet, nebo zda vůbec existuje průnik s vaší nabídkou.
Pokud tyto „nástřely“ importujete přímo mezi své stálé partnery, okamžitě si znehodnotíte databázi. Obchodníci pak ztrácejí čas filtrováním relevantních kontaktů a marketingová oddělení posílají newslettery na adresy, které o ně nestojí.
Proces kvalifikace: Síto, které oddělí zrno od plev
Klíčem k efektivitě je proces zvaný kvalifikace. V tomto bodě vstupuje do hry robustní systém, jakým je Bohemia CRM. Ten je postaven na technologii Model Driven Power Apps a využívá logiku, která obchodníka nutí s těmito dvěma entitami pracovat odděleně.
Jak to vypadá v praxi v českém prostředí?
- Sběr Leadů: Lead dorazí do systému. Díky integraci s Microsoft Outlook jej může obchodník založit přímo z příchozího e-mailu bez nutnosti překlikávat do jiného okna.
- Práce s Leadem: Obchodník ověřuje potenciál. Volá, píše, zjišťuje potřeby. V této fázi se data nikde nemíchají s vašimi fakturačními kontakty.
- Rozhodnutí:
- Diskwalifikace: Pokud se ukáže, že zájem není, Lead se uzavře jako „Ztracený“. Zůstává v historii pro případ budoucího kontaktu, ale nepřekáží v aktivních pohledech.
- Kvalifikace: Pokud je zájem reálný, jedním kliknutím v Bohemia CRM dojde k transformaci. Systém automaticky vytvoří tři záznamy: Obchodní vztah (Firma), Kontakt (Osoba) a Obchodní případ (Příležitost).
Ekosystém Microsoft 365 jako konkurenční výhoda
Oddělení Leadů a Klientů není jen o pořádku v tabulkách. Je to o efektivním využití nástrojů, které už pravděpodobně platíte. Jakmile se z Leadu stane Klient v prostředí Bohemia CRM, otevírají se další možnosti ekosystému Microsoft 365:
- SharePoint: Ke kartě Klienta se automaticky naváže dokumentové úložiště. Smlouvy, nabídky a technická dokumentace jsou tak dostupné všem oprávněným osobám na jednom místě, nikoliv roztroušené po lokálních discích.
- Microsoft Teams: Nad konkrétním velkým Obchodním případem můžete zahájit spolupráci v Teams, kde má celý tým kontext a historii komunikace ihned po ruce.
Proč to dělat správně?
Striktní oddělení těchto fází přináší firmě klid a přehled. Obchodní ředitel vidí v reportech reálnou pipeline (kolik máme rozjednaných obchodů) odděleně od marketingového trychtýře (kolik máme nových vizitek).
Díky Bohemia CRM a jeho nativním pracovním procesům zajistíte, že se vaše databáze Klientů stane zlatým dolem – čistým, aktuálním a připraveným pro upsell – zatímco „pískoviště“ s Leady slouží pro agresivní akvizici bez rizika zanesení nepořádku do účetních a provozních dat.
