V každé firmě, kde je obchodní proces ponechán na paměti jednotlivců a roztříštěných poznámkách v excelových tabulkách či diářích, se dříve či později začnou objevovat chyby. Zapomenutý úkol, neodeslaná nabídka, špatně zadané údaje o klientovi – to vše jsou drobné selhání, která v součtu vedou ke ztraceným zakázkám, nespokojeným zákazníkům a v konečném důsledku ke snížení zisku. Moderní CRM systémy, jako je Bohemia CRM, představují účinnou zbraň proti tomuto chaosu a pomáhají vnést do obchodních procesů řád, transparentnost a efektivitu.

Základem úspěchu je eliminace lidského faktoru tam, kde je nejzranitelnější. Nejde o to nahradit obchodníky, ale dát jim k dispozici nástroj, který za ně ohlídá rutinní, avšak klíčové činnosti, a uvolní jim tak ruce pro to nejdůležitější – budování vztahů se zákazníky a uzavírání obchodů.

Centralizace dat: Jeden zdroj pravdy pro všechny

Jedním z největších zdrojů chyb v obchodních týmech je nejednotná a neaktuální evidence dat. Každý obchodník má své vlastní poznámky, kontakty uložené v telefonu a důležité e-maily ve své schránce. Když pak potřebuje kolega zaskočit nebo manažer získat přehled, nastává problém.

Bohemia CRM, postavené na robustní platformě Microsoft Power Apps, řeší tento problém radikálně. Veškeré informace o zákaznících, od kontaktních údajů přes kompletní historii komunikace (e-maily, schůzky, telefonáty) až po obchodní případy a související dokumenty, jsou uloženy na jednom, bezpečně sdíleném místě.

Jak to pomáhá eliminovat chyby?

• Aktuálnost a dostupnost: Každý oprávněný uživatel má okamžitý přístup k nejnovějším informacím. Odpadá tak riziko, že obchodník bude pracovat se zastaralými údaji nebo osloví klienta s již neplatnou nabídkou.
• Kompletní 360° pohled: Díky propojení s Microsoft 365 se do karty klienta automaticky synchronizují e-maily a schůzky z Outlooku. Obchodník tak vidí kompletní obraz interakcí a může navázat tam, kde kolega skončil, bez nutnosti zdlouhavého dohledávání informací.
• Zastupitelnost: V případě nemoci či dovolené může kterýkoli kolega plynule převzít rozpracované případy, aniž by došlo k prodlevě nebo informačnímu šumu, který by mohl ohrozit vztah se zákazníkem.

Automatizace a standardizace: Procesy, které hlídají za vás

Lidská paměť je omylná a spoléhat se na ni při dodržování termínů a následných kroků v obchodním procesu je riskantní. Kolikrát se stalo, že někdo zapomněl po schůzce zaslat slíbené materiály nebo se včas neozval s připomínkou nabídky?

Bohemia CRM umožňuje tyto kritické kroky automatizovat a standardizovat. Přímo v systému lze nastavit obchodní procesy (Business Process Flows), které vizuálně vedou obchodníka jednotlivými fázemi obchodního případu – od kvalifikace poptávky, přes tvorbu nabídky, až po finální uzavření.

Klíčové výhody automatizace:

• Vedení krok za krokem: Systém obchodníka provází procesem a jasně definuje, jaké údaje je třeba v každé fázi vyplnit a jaké úkoly splnit. Minimalizuje se tak riziko, že na něco důležitého zapomene.
• Automatické vytváření úkolů: CRM může automaticky generovat následné úkoly. Například po odeslání nabídky systém sám vytvoří úkol „Za 3 dny kontaktovat klienta“ a přiřadí ho zodpovědnému obchodníkovi.
• Generování dokumentů bez chyb: Díky šablonám pro nabídky, smlouvy či předávací protokoly se eliminuje chybovost při manuálním přepisování údajů. Systém automaticky načte data přímo z karty zákazníka a obchodního případu, čímž zajišťuje konzistenci a přesnost. Všechny dokumenty jsou navíc díky integraci se SharePointem bezpečně uloženy a verzovány.

Reporting a analýza: Odhalení slabých míst a prevence chyb

Bez přesných dat nelze efektivně řídit. Pocitové hodnocení výkonnosti a odhadování budoucího vývoje jsou častou příčinou strategických chyb. Bohemia CRM poskytuje managementu i samotným obchodníkům cenné podklady pro rozhodování v podobě přehledných řídicích panelů (dashboardů) a reportů.

Jak reporting přispívá k eliminaci chyb?

• Okamžitý přehled: Manažeři v reálném čase vidí, v jaké fázi se nacházejí jednotlivé obchodní případy, jaká je úspěšnost obchodníků nebo kde vznikají v procesu „úzká hrdla“.
• Identifikace problémů: Analýzou dat lze snadno odhalit, zda se chyby opakují u konkrétního obchodníka, ve specifické fázi procesu nebo u určitého typu zakázek. Na základě těchto zjištění lze přijmout cílená nápravná opatření, například dodatečné školení nebo úpravu obchodního procesu.
• Přesný forecasting: Díky datům o hodnotě a pravděpodobnosti uzavření jednotlivých příležitostí dokáže systém poskytnout mnohem přesnější předpověď budoucích tržeb. To umožňuje lepší plánování zdrojů a předchází chybám v finančním řízení.

Investice, která se vrací v podobě minimalizace ztrát

Nasazení CRM systému není jen o pořízení nového softwaru. Je to strategické rozhodnutí, které promění firemní kulturu směrem k větší zodpovědnosti, transparentnosti a efektivitě. Bohemia CRM, díky svému flexibilnímu modelu postavenému na technologiích Microsoft a přehledné cenové politice s různými úrovněmi podpory a implementace, představuje dostupné řešení pro české firmy, které chtějí přestat ztrácet peníze kvůli zbytečným chybám. Eliminace chybovosti není jen kosmetickou úpravou – je to přímá cesta k vyšší produktivitě, spokojenějším zákazníkům a zdravějšímu hospodářskému výsledku.