Správné nastavení přístupových práv a oprávnění v CRM systému je klíčové pro efektivní a bezpečné řízení obchodních dat. Bohemia CRM, postavené na Model-Driven Power Apps v rámci Microsoft 365, umožňuje detailní správu uživatelských oprávnění, čímž zajišťuje ochranu citlivých informací a optimalizaci pracovních procesů.

Tento článek vám ukáže, jak správně nastavit přístupy a oprávnění v Bohemia CRM Professional, a poskytne užitečné rady pro řízení uživatelských rolí a správu bezpečnosti dat.

1. Struktura přístupových práv v Bohemia CRM

V Bohemia CRM jsou oprávnění a přístupy řízeny prostřednictvím Microsoft Dataverse a Power Platform Security Modelu. To umožňuje definovat přístup k jednotlivým typům dat a funkcí na základě:

• Uživatelských rolí – předdefinované role s různými úrovněmi oprávnění
• Bezpečnostních skupin – skupiny uživatelů se sdílenými přístupovými právy
• Hierarchie oprávnění – možnost nastavení omezeného či rozšířeného přístupu k datům na základě organizační struktury

2. Jak správně nastavit oprávnění v Bohemia CRM

2.1 Definování uživatelských rolí

Každý uživatel CRM systému patří do určité uživatelské role, která definuje jeho přístup k datům a funkcím. Bohemia CRM umožňuje přidělit následující role:

• Administrátor CRM – má plný přístup k veškerým funkcím a datům
• Obchodník – může spravovat obchodní případy, kontakty a leady
• Manažer týmu – má přístup ke všem datům svého týmu a generování reportů
• Servisní technik – omezený přístup ke klientům a servisním požadavkům
• Externí uživatel – přístup k vybraným datům, například pro partnery

2.2 Nastavení oprávnění v Microsoft Dataverse

V Microsoft Dataverse lze řídit oprávnění na úrovni:

• Jediného záznamu – uživatelé mohou vidět pouze své vlastní záznamy
• Úrovně týmu – přístup ke všem záznamům v rámci týmu
• Úrovně pobočky nebo celé organizace – kompletní přehled o firemních datech

V Bohemia CRM Professional lze tato oprávnění jednoduše nastavit v bezpečnostním nastavení aplikace.

2.3 Správa sdílení dat a přístupových skupin

Uživatelé mohou sdílet konkrétní obchodní případy, kontakty nebo e-maily s kolegy pomocí sdílených oprávnění. To umožňuje efektivní spolupráci bez zbytečného zpřístupnění všech dat.

Využitím bezpečnostních skupin v Microsoft 365 lze dále zjednodušit správu přístupu a automaticky aplikovat oprávnění na základě členství v týmu.

3. Nejlepší postupy pro řízení oprávnění v CRM

3.1 Pravidelná revize uživatelských oprávnění

Doporučujeme pravidelně kontrolovat přístupová práva uživatelů, zejména při změnách v týmu nebo organizační struktuře.

3.2 Nastavení víceúrovňového ověřování

Pro zvýšení bezpečnosti lze využít dvoufaktorové ověřování (2FA) v Microsoft Entra ID (dříve Azure AD), které chrání přístup k CRM před neoprávněným přístupem.

3.3 Automatizace správy přístupů

V Bohemia CRM lze využít Power Automate pro automatizované přidělování oprávnění na základě definovaných pravidel. To je užitečné při onboarding procesu nových zaměstnanců.

4. Jak získat podporu při nastavování oprávnění?

Pokud potřebujete pomoci s nastavením přístupů v Bohemia CRM, obraťte se na náš tým expertů:

Ing. David Řezáč
Specialista na CRM a Model-Driven Apps
📞 +420 736 772 499
✉️ rezac@bohemiacrm.cz

Ing. Petr Baloun
Specialista na CRM v Microsoft 365 a Power Platform developer
📞 +420 605 540 167
✉️ baloun@bohemiacrm.cz

Závěr

Správné nastavení přístupových práv v Bohemia CRM je nezbytné pro ochranu dat, efektivní spolupráci a dodržování bezpečnostních standardů. Využitím uživatelských rolí, bezpečnostních skupin a automatizace lze zajistit bezpečné a plynulé fungování CRM systému.

Pokud máte zájem o bezplatnou konzultaci, kontaktujte nás na info@bohemiacrm.cz nebo volejte +420 736 772 499.