Orientace v komplexním světě obchodních interakcí je klíčovým předpokladem pro úspěšné uzavírání obchodů a budování pevných vztahů se zákazníky. Každý telefonát, e-mail, schůzka či interní úkol představuje důležitý dílek skládačky, jehož správné zařazení rozhoduje o efektivitě celého obchodního týmu. Právě zde nastupuje klíčová funkcionalita Bohemia CRM, našeho systému postaveného na moderní platformě Microsoft Power Apps – Časová osa. Tento nástroj přináší revoluci do způsobu, jakým firmy sledují a spravují své obchodní případy.

Moderní obchodní proces již dávno není jen o jednorázových transakcích. Představuje komplexní síť komunikace a aktivit, které se táhnou napříč týdny, měsíci a někdy i lety. Udržet si v tomto dynamickém prostředí stoprocentní přehled o tom, co se kdy s daným klientem či obchodní příležitostí řešilo, kdo byl za co zodpovědný a jaké jsou další plánované kroky, je bez centralizovaného systému prakticky nemožné. Právě proto je funkce Časové osy integrální součástí detailu každého obchodního případu v Bohemia CRM.

Co je Časová osa a jak funguje?

Představte si Časovou osu jako živou, chronologicky uspořádanou historii veškeré interakce a dění, které se váže k danému obchodnímu případu, kontaktu nebo firmě. Nejde o statický záznam, ale o dynamický přehled, který se v reálném čase aktualizuje s každou novou aktivitou. Umožňuje obchodníkům, manažerům i pracovníkům zákaznické podpory okamžitě nahlédnout do kompletního kontextu jakékoliv obchodní příležitosti.

Na časové ose naleznete přehledně vše na jednom místě:

• E-mailová komunikace: Veškeré příchozí a odchozí e-maily související s případem jsou automaticky zaznamenány. Díky nativnímu propojení s Microsoft 365 a Outlookem se komunikace přehledně řadí přímo na kartu případu.
• Telefonní hovory: Záznamy o uskutečněných hovorech, včetně poznámek a výsledků, poskytují cenný vhled do průběhu jednání.
• Naplánované a uskutečněné schůzky: Sledujte kompletní historii osobních i online setkání.
• Zadané a splněné úkoly: Přehledně vidíte, jaké interní úkoly byly v rámci případu vytvořeny, komu byly přiřazeny a jaký je jejich stav.
• Poznámky a přílohy: Jakékoliv doplňující informace, postřehy z jednání nebo důležité dokumenty jsou okamžitě k dispozici všem oprávněným uživatelům.

Klíčové výhody sledování případů na Časové ose

Implementace a důsledné využívání Časové osy přináší firmám napříč obory prokazatelné výhody, které se přímo promítají do obchodních výsledků a efektivity práce.

1. Získání komplexního přehledu a kontextu Obchodník, který přebírá případ po kolegovi nebo se k němu vrací po delší době, nemusí ztrácet čas prohledáváním své e-mailové schránky nebo dotazováním se ostatních. Jediný pohled na Časovou osu mu poskytne ucelený obraz o dosavadním průběhu, klíčových momentech a dohodnutých krocích. Tím se minimalizuje riziko opomenutí důležitých informací a zvyšuje se profesionalita komunikace směrem k zákazníkovi.

2. Zvýšení produktivity a úspora času Centralizace všech informací na jednom místě radikálně snižuje administrativní zátěž. Už žádné zdlouhavé dohledávání v různých systémech, složkách nebo komunikačních kanálech. Všechny relevantní podklady jsou dostupné na jedno kliknutí, což uvolňuje obchodníkům ruce a umožňuje jim věnovat se tomu nejdůležitějšímu – prodeji.

3. Zlepšení týmové spolupráce Časová osa je transparentním nástrojem, který podporuje plynulou výměnu informací v týmu. Každý člen týmu přesně ví, kdo, kdy a co se zákazníkem komunikoval. To zamezuje vzniku duplicitních aktivit, informačních šumů a zajišťuje, že zákazník dostává konzistentní a koordinovaný servis.

4. Efektivní plánování a řízení Přímo z prostředí Časové osy můžete snadno vytvářet nové aktivity – naplánovat si navazující telefonát, zadat úkol pro kolegu z technického oddělení nebo si zarezervovat termín pro další schůzku. Systém vás navíc automaticky upozorní na blížící se termíny, takže máte jistotu, že na nic nezapomenete.

5. Snadné filtrování a vyhledávání Potřebujete rychle najít konkrétní e-mail z minulého měsíce nebo všechny úkoly spojené s přípravou nabídky? Časová osa nabízí pokročilé možnosti filtrování a vyhledávání. Záznamy můžete snadno třídit podle typu aktivity, data, uživatele nebo klíčových slov, což vám umožní najít požadovanou informaci během několika sekund.

Od obchodního případu až po reporting

Sledování aktivit na Časové ose je základním stavebním kamenem pro efektivní řízení obchodních procesů. Data z těchto aktivit se následně propisují do vyšších úrovní, jako jsou reporty a přehledy. Manažeři tak mohou analyzovat nejen stav jednotlivých obchodních případů, ale i efektivitu celého prodejního trychtýře (sales funnel), identifikovat úzká hrdla v procesu a přijímat informovaná rozhodnutí na základě reálných dat. Pro pokročilou vizualizaci a tvorbu komplexních reportů lze navíc Bohemia CRM propojit s nástrojem Microsoft Power BI.

Využívání funkce Časové osy v Bohemia CRM není pouhou administrativní činností. Je to strategický přístup k řízení vztahů se zákazníky, který vede k vyšší úspěšnosti obchodů, efektivnější týmové práci a v konečném důsledku k růstu celé firmy. Mějte historii svých obchodů pevně pod kontrolou.