Efektivita obchodního týmu nestojí na počtu odpracovaných hodin, ale na tom, kolik z tohoto času je věnováno skutečnému prodeji a kolik administrativnímu balastu. Mnoho českých firem stále balancuje na hraně chaosu, kde jsou informace roztříštěné mezi e-mailové schránky, papírové diáře a tabulkové procesory.

Podívejme se na podrobné srovnání dvou realit. Tou první je běžný den obchodníka bez specializovaného nástroje. Tou druhou je den s podporou systému Bohemia CRM Professional, který centralizuje data a automatizuje rutinu.

Scénář A: Obchodník bez CRM (Doba tabulková)

Obchodník přichází do práce a jeho prvním úkolem je detektivní činnost. Otevírá Outlook, listuje v papírovém bloku a hledá v několika různých excelových tabulkách, komu měl dnes vlastně zavolat.

• Roztříštěná historie: Zákazník volá s dotazem na nabídku odeslanou před měsícem. Obchodník horečně prohledává složku „Odeslaná pošta“, zatímco klient čeká na lince. Nemá tušení, co s klientem řešil kolega, který je momentálně na dovolené, protože tato komunikace je „uvězněna“ v kolegově notebooku.
• Absence zastupitelnosti: Pokud tento obchodník onemocní, jeho rozjednané obchody stojí. Nikdo jiný nemá přístup k jeho poznámkám o tom, že pan Novák z firmy XY preferuje volání až po obědě a že se čeká na schválení rozpočtu.
• Manuální reportování: Pátek odpoledne není o uzavírání smluv, ale o „vykazování“. Obchodník tráví hodiny přepisováním dat do výkazu pro vedení, místo aby se věnoval klientům.
• Zapomenuté příležitosti: Protože neexistuje systém automatických připomínek, snadno se stane, že slíbený „follow-up“ telefonát za tři měsíce se nikdy neuskuteční. Konkurence, která se ozvala včas, zakázku získává.

Scénář B: Obchodník s Bohemia CRM (Doba systémová)

Obchodník začíná den pohledem na Nástěnku v Bohemia CRM. Okamžitě vidí přehled svých úkolů, naplánované schůzky a stavy otevřených obchodních případů. Systém za něj udělal přípravu.

1. Centralizace a 360° pohled na klienta

Když volá klient, obchodník má na jeden klik před sebou kompletní kartu firmy a kontaktní osoby.

• Vidí celou historii komunikace (e-maily, poznámky z telefonátů, schůzky).
• Vidí, jaké produkty klient v minulosti poptával nebo zakoupil.
• Díky propojení s ARES má vždy aktuální fakturační údaje bez nutnosti ručního přepisování.

2. Integrace s Outlookem

Díky doplňku pro MS Outlook nemusí obchodník přepínat mezi aplikacemi. Příchozí e-mail může rovnou uložit do CRM jako aktivitu k danému obchodnímu případu. Kalendář v CRM se synchronizuje s Outlookem, takže schůzka zadaná v telefonu se okamžitě projeví v systému pro celý tým.

3. Řízení Obchodních případů (Pipeline)

Místo statické tabulky obchodník pracuje s živými daty. U každého Obchodního případu eviduje:

• Fázi obchodu (od poptávky po uzavření smlouvy).
• Předpokládaný objem tržeb.
• Pravděpodobnost úspěchu.
• Konkurenci a klíčové osoby s rozhodovací pravomocí.

Vedení má díky tomu k dispozici reálný Sales Pipeline a dokáže přesněji predikovat vývoj tržeb, aniž by muselo obchodníky uhánět o reporty.

4. Automatizace pomocí Pracovních procesů (Workflows)

Zde Bohemia CRM šetří nejvíce času. Systém Pracovních procesů hlídá termíny a stavy za vás.

• Příklad z praxe: Jakmile obchodník změní stav nabídky na „Odesláno“, systém může automaticky vytvořit úkol „Ověřit doručení nabídky“ s termínem za 2 dny.
• Pokud se blíží termín platnosti smlouvy, systém automaticky upozorní odpovědnou osobu e-mailem, aby zahájila jednání o prodloužení.
• Nestane se, že by obchod „vyšuměl“ jen proto, že si někdo zapomněl nastavit upomínku v kalendáři.

5. Mobilita a práce v terénu

Obchod se nedělá jen od stolu. S responzivním designem a mobilním přístupem může obchodník těsně před schůzkou v autě zkontrolovat poslední poznámky, nebo ihned po jednání nadiktovat výsledek schůzky do systému. Data jsou okamžitě dostupná kolegům na centrále, kteří mohou začít připravovat kalkulaci.

Závěr: Klid na práci místo administrativní křeče

Rozdíl mezi prací s excelem a profesionálním CRM není jen v technologii, ale v psychické pohodě a výsledcích. Bohemia CRM Professional dává obchodu řád. Odstraňuje nutnost držet vše v hlavě a umožňuje soustředit se na to podstatné – budování vztahu se zákazníkem a uzavírání obchodů. Místo chaosu přichází systém, který pracuje pro vás, nikoliv vy pro něj.