Rozhodování na základě intuice („obchodníkům to asi jde dobře“) je luxus, který si většina českých firem již nemůže dovolit. Pokud jako obchodní ředitel nebo jednatel nemáte okamžitý přehled o tom, v jaké fázi se nacházejí klíčové zakázky, řídíte firmu se zavázanýma očima. Staré manažerské pravidlo říká jasně: Co neměřím, to neřídím.
Problémem však často není nedostatek dat, ale jejich roztříštěnost. Část informací leží v e-mailových schránkách obchodníků, část v excelovských tabulkách na lokálních discích a zbytek v poznámkových blocích.
Základní obchodní KPI, která musíte sledovat
Aby měl reporting smysl, nesmí být pro obchodníky přítěží, ale vedlejším produktem jejich práce. Mezi naprosto klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které by měl moderní CRM systém automaticky vizualizovat, patří:
- Pipeline Coverage (Pokrytí plánu): Objem otevřených příležitostí vážený pravděpodobností uzavření versus prodejní cíl.
- Win Rate (Úspěšnost): Poměr vyhraných zakázek vůči všem uzavřeným příležitostem.
- Aktivita týmu: Počet schůzek, telefonátů a odeslaných nabídek (nikoliv pro micromanagement, ale pro identifikaci úzkých hrdel).
- Délka obchodního cyklu: Jak dlouho trvá průchod leadu od prvního kontaktu k podpisu smlouvy.
Tyto metriky vám nedají jen zpětné zrcátko, ale především predikci budoucího vývoje cashflow.
Ekosystém Microsoft 365 jako páteř obchodních procesů
Mnoho firem chybuje v tom, že zavádí CRM jako „další oddělený systém“, do kterého se nikomu nechce přihlašovat. Efektivní řešení musí žít tam, kde už vaši lidé pracují. Zde přichází na řadu Bohemia CRM, která je postavena na robustní technologii Model Driven Power Apps.
Díky této architektuře není CRM izolovaným ostrovem, ale přirozenou součástí ekosystému Microsoft 365. Co to znamená v praxi pro sběr dat a měření KPI?
1. Data z Outlooku bez přepisování
Většina obchodní komunikace se odehrává v Outlooku. Díky nativní integraci se e-maily a schůzky párují k obchodním případům automaticky nebo jedním kliknutím. Manažer tak vidí reálnou historii aktivit, aniž by obchodník musel cokoliv zdlouhavě vykazovat.
2. Dokumenty na SharePointu
Obchodní nabídky, smlouvy a technické specifikace nejsou poházené po plochách počítačů. Jsou uloženy ve struktuře SharePoint, která je přímo propojena s kartou zákazníka v CRM. Tím je zajištěna zastupitelnost a kontinuita – pokud jeden obchodník onemocní, data jsou okamžitě dostupná oprávněným kolegům.
3. Spolupráce v Teams
Konzultace nad složitějšími obchodními případy probíhají v prostředí Teams, přičemž kontext zůstává zachován v CRM záznamu.
Řízení procesu jako cesta k přesným číslům
Aby byla čísla v reportech validní, musí být proces prodeje standardizovaný. V Bohemia CRM Professional k tomu slouží nástroj pro řízení pracovních procesů (Business Process Flows). Tento nástroj vizuálně vede obchodníka jednotlivými fázemi obchodu:
- Kvalifikace: Ověření potenciálu a potřeb zákazníka.
- Návrh řešení: Příprava nabídky a technické specifikace.
- Vyjednávání: Obchodní podmínky a finalizace.
- Uzavření: Podpis smlouvy a předání k realizaci.
Systém může v každé fázi vyžadovat splnění určitých kroků (např. vložení IČO, nahrání nabídky), než dovolí posunout obchod dál. Tím se eliminuje „nepořádek“ v datech a manažerské reporty v Power BI nebo přímo v dashboardech aplikace zobrazují realitu, nikoliv přání.
Závěr: Od chaosu ke kontrole
Zavedení systému, který stojí na technologiích Microsoft a využívá sílu Power Apps, přináší do firmy jednu zásadní věc: klid. Klid pramenící z vědomí, že vaše rozhodnutí jsou podložena reálnými daty, nikoliv dohady. Když odstraníte administrativní bariéry a propojíte nástroje, které už používáte, získáte čas na to podstatné – rozvoj vašeho byznysu.
