Nástup nového obchodníka do firmy představuje pro každou organizaci významnou investici, a to nejen finanční, ale i časovou. Období mezi podpisem pracovní smlouvy a okamžikem, kdy začne zaměstnanec generovat reálný zisk (takzvaný „ramp-up time“), je kritickou fází, která často rozhoduje o dlouhodobém úspěchu spolupráce. Absence strukturovaného nástroje pro řízení vztahů se zákazníky v této fázi často vede k chaosu, předávání nekompletních informací a zbytečným chybám, které mohou poškodit reputaci firmy.

Bohemia CRM, konkrétně ve verzi Professional, nabízí sadu nástrojů, které tento proces adaptace zásadním způsobem urychlují a standardizují. Následující text detailně rozebírá, jakým způsobem systém nahrazuje intuitivní tápání nováčků jasně definovanými procesy.

Institucionalizovaná paměť firmy: Konec ztráty kontextu

Jednou z největších překážek pro nového člena obchodního týmu je neznalost historie. Pokud obchodník přebírá portfolio po bývalém kolegovi nebo dostává přidělené „spící“ kontakty, bez CRM systému je odkázán na fragmentované poznámky v Excelu nebo e-mailové schránce, do které často ani nemá přístup.

Bohemia CRM tento problém eliminuje centralizací dat. Nový obchodník okamžitě po přihlášení vidí u každého klienta kompletní historii komunikace.

• Okamžitý přehled: Vidí nejen fakturační údaje, ale i veškeré minulé aktivity, zápisy z jednání, odeslané nabídky a e-maily.
• Kontinuita vztahu: Zákazník nepocítí změnu obchodníka negativně, protože nový zástupce je informován o předchozích dohodách a preferencích klienta.
• Vazby a souvislosti: Systém ukazuje vazby mezi osobami a firmami, což nováčkovi pomáhá pochopit rozhodovací struktury u klienta bez nutnosti se doptávat.

Pracovní procesy: Digitální mentor, který je vždy po ruce

Klíčovým prvkem verze Bohemia CRM Professional je modul Pracovní procesy (Workflows). Pro nového obchodníka funguje tento modul jako neustále přítomná navigace, která mu nedovolí sejít z cesty firemní metodiky. Místo toho, aby se zaměstnanec učil složité směrnice nazpaměť, systém jej prodejem provází krok za krokem.

Standardizace obchodního případu

V praxi to znamená, že systém definuje přesné kroky, které musí nastat, aby se obchod posunul z fáze „Poptávka“ do fáze „Uzavřeno“.

1. Vynucení klíčových dat: Systém může být nastaven tak, že neumožní posunout obchodní případ do další fáze (např. odeslání nabídky), dokud nejsou vyplněna povinná pole (např. IČO, budget klienta, termín realizace).
2. Automatizace úkolů: Při změně stavu obchodního případu (např. na „Smlouva odeslána“) systém automaticky vygeneruje úkol pro obchodníka (např. „Ověřit doručení smlouvy za 3 dny“) nebo notifikaci pro vedoucího.
3. Eliminace improvizace: Nováček nemusí přemýšlet, co má dělat dál. Workflow mu definuje, že po schůzce následuje zápis a po zápisu následuje kalkulace.

Rychlejší administrativa a integrace

Obchodníci často tráví neúměrné množství času administrativou na úkor samotného prodeje. Bohemia CRM redukuje tuto zátěž díky hluboké integraci s nástroji, které firmy již používají.

• Propojení s Outlookem: Díky doplňku pro MS Outlook může obchodník ukládat e-maily k obchodním případům či kontaktům přímo z poštovního klienta. Nemusí přepínat mezi okny a kopírovat texty. Pro nováčka to znamená menší třecí plochu při osvojování nového softwaru.
• Napojení na ERP systémy: Bohemia CRM umí komunikovat s účetními systémy jako POHODA, Money S3 a dalšími. Obchodník tak vidí platební morálku klienta nebo stav skladových zásob, aniž by musel mít přístup do účetnictví nebo se ptát ekonomického oddělení.

Řízení výkonu a včasná zpětná vazba

Pro manažera obchodu je při zaškolování nováčků klíčová vizibilita jejich aktivit. Ve verzi Professional poskytuje systém pokročilé reportovací nástroje, které umožňují monitorovat aktivitu v reálném čase, nikoliv až na konci měsíce, kdy už může být pozdě.

Co manažer vidí a jak to pomáhá nováčkovi:

• Objem aktivit: Vykonává nový obchodník dostatečný počet telefonátů a schůzek?
• Konverzní poměr: Kde se jeho obchody zasekávají? Pokud má nováček hodně schůzek, ale málo nabídek, manažer ví, že problém je v prezentačních dovednostech a může cíleně zasáhnout formou koučingu.
• Pipeline management: Přehled rozpracovaných obchodních případů (Sales Pipeline) ukazuje, zda si obchodník buduje zásobník práce pro budoucí období.

Uživatelské prostředí a česká logika

Významným faktorem pro rychlost adopce softwaru je jeho srozumitelnost. Zahraniční korporátní CRM systémy bývají často přebujelé funkcemi, které český obchodník nevyužije, a trpí špatnou lokalizací. Bohemia CRM je vyvíjena přímo pro české prostředí. Terminologie (Obchodní případ, Aktivita, Nabídka) odpovídá zvyklostem na tuzemském trhu. Intuitivní ovládání snižuje psychologickou bariéru vstupu a zkracuje dobu potřebnou pro zaškolení do systému z týdnů na hodiny.

Závěr

Implementace Bohemia CRM Professional není jen o evidenci dat, ale především o řízení procesů a lidského kapitálu. Pro nové obchodníky funguje systém jako „vnější mozek“ a procesní průvodce, který jim dodává jistotu a potřebné informace. Firmám tento přístup přináší měřitelné výsledky v podobě zkrácení doby náběhu obchodníků na plný výkon, zvýšení zastupitelnosti a zachování kontinuity obchodních vztahů bez ohledu na personální změny.

Mohlo by vás zajímat: Chtěli byste vidět, jak nastavit workflow pro vaše nováčky? Rádi vám předvedeme možnosti automatizace v rámci nezávazné prezentace.