V každé firmě, bez ohledu na její velikost či zaměření, představují dokumenty životně důležitou tepnu. Obchodní nabídky, smlouvy, faktury, servisní protokoly, marketingové materiály – to vše jsou klíčové informace, které je potřeba nejen bezpečně uložit, ale především efektivně spravovat a sdílet. Právě zde nastupuje do hry Microsoft SharePoint, robustní platforma pro správu obsahu a dokumentů, která v propojení s CRM systémem, jako je Bohemia CRM, otevírá nové dimenze produktivity a organizace.

Správa dokumentů se tak z pouhého ukládání souborů do složek proměňuje v sofistikovaný proces, který zaručuje, že každý relevantní dokument je na správném místě, přístupný oprávněným osobám a vždy v aktuální verzi. Propojení se systémem pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) pak znamená, že veškerá dokumentace je přímo navázána na konkrétní klienty, obchodní případy nebo projekty.

Proč oddělit správu dokumentů od samotného CRM?

Ačkoliv moderní CRM systémy nabízejí možnost ukládání příloh, využití specializovaného Document Management Systemu (DMS) v podobě SharePointu přináší řadu strategických výhod. Databáze CRM primárně slouží k uchovávání strukturovaných dat – kontaktů, historií komunikace, obchodních transakcí. Zahlcení této databáze velkým objemem nestrukturovaných dat, jako jsou dokumenty, může vést ke snížení výkonu, prodloužení doby zálohování a v neposlední řadě k výraznému nárůstu nákladů na úložiště.

Integrace Bohemia CRM se SharePointem elegantně řeší tento problém. Zatímco v CRM zůstávají klíčová data o zákaznících, veškeré související dokumenty jsou inteligentně ukládány do přehledné a bezpečné struktury na SharePointu. Uživatel přitom nic z této „dělby práce“ nepocítí – k dokumentům přistupuje plynule přímo z prostředí CRM, z karty konkrétního zákazníka či obchodního případu.

Klíčové přínosy integrace Bohemia CRM a SharePointu

Společné nasazení těchto dvou nástrojů z ekosystému Microsoft 365 přináší synergický efekt, který se projeví v mnoha oblastech firemního fungování.

• Centralizované a bezpečné úložiště: Všechny firemní dokumenty jsou uloženy na jednom místě, což eliminuje chaos roztroušených souborů na lokálních discích, v e-mailech či různých cloudových službách. SharePoint navíc nabízí pokročilé možnosti zabezpečení, včetně správy přístupových práv na úrovni jednotlivých dokumentů či složek, a zajišťuje tak soulad s nařízeními jako GDPR.
• Kontextové propojení s CRM daty: Dokumenty nejsou jen anonymně uloženy. Jsou automaticky propojeny s konkrétními záznamy v Bohemia CRM. Otevřete si v CRM kartu společnosti a na jedno kliknutí vidíte všechny smlouvy, nabídky a zápisy z jednání, které se jí týkají.
• Řízení verzí a historie dokumentů: Zapomeňte na soubory s názvy jako „Smlouva_final_v2_opraveno“. SharePoint automaticky spravuje verze každého dokumentu. Máte tak jistotu, že pracujete vždy s tou nejaktuálnější verzí, a zároveň se můžete kdykoliv vrátit k historii změn a zjistit, kdo a kdy dokument upravil.
• Efektivní týmová spolupráce: Více členů týmu může souběžně pracovat na jednom dokumentu (např. na obchodní nabídce) bez rizika přepsání změn. Integrace s dalšími nástroji Microsoft 365, jako jsou Teams, umožňuje plynulou komunikaci a spolupráci nad dokumenty v reálném čase.
• Pokročilé vyhledávání: Díky indexaci obsahu a využití metadat (štítků a popisných informací) SharePoint umožňuje bleskově vyhledávat nejen podle názvu souboru, ale i podle jeho obsahu a dalších parametrů. Hledání relevantních informací se tak zkracuje z minut na sekundy.
• Automatizace procesů (Workflow): S využitím nástroje Power Automate, který je součástí platformy Microsoft 365, lze nad dokumenty v SharePointu definovat schvalovací procesy. Nová smlouva tak může automaticky projít kolečkem připomínek a schválení od právního oddělení až po jednatele, přičemž celý proces je transparentní a dohledatelný.

Jak to funguje v praxi?

Představte si obchodníka, který v Bohemia CRM zakládá nový obchodní případ. Díky integraci se SharePointem se na pozadí automaticky vytvoří dedikovaná složka pro veškerou dokumentaci související s touto příležitostí. Obchodník následně připraví cenovou nabídku s využitím firemní šablony uložené v SharePointu.

Hotovou nabídku uloží přímo z prostředí CRM do složky obchodního případu. Systém může automaticky spustit schvalovací workflow, které upozorní nadřízeného. Po schválení je nabídka odeslána klientovi. Veškerá komunikace a finální podepsaná smlouva jsou následně opět uloženy na totéž místo. Vše je přehledné, dohledatelné a přístupné celému týmu z jednoho místa – ať už pracují v kanceláři, nebo na cestách.

Bohemia CRM: Postaveno na nejmodernějších technologiích

Jako vývojáři Bohemia CRM sázíme na sílu a flexibilitu platformy Microsoft Power Platform. Naše řešení, postavené na Model-Driven Power Apps, přirozeně a hluboce integruje klíčové služby Microsoft 365. Právě nativní propojení se SharePointem je jedním ze základních pilířů, který našim zákazníkům umožňuje vybudovat skutečně komplexní a efektivní informační systém pro řízení celé firmy.

Využitím SharePointu pro správu dokumentů v rámci Bohemia CRM získáváte nejen sofistikovaný DMS, ale především strategický nástroj pro zvýšení produktivity, zlepšení týmové spolupráce a zabezpečení firemních dat. Přestaňte ztrácet čas hledáním informací a začněte je efektivně využívat.